Η οργάνωση του τμήματος προσωπικού για τις μικρές επιχειρήσεις δίνει τη λύση σε πολλά προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρηματίες.
Ας αφήσουμε για λίγο στην άκρη τη μεγάλη συζήτηση, σχετικά με τις προσδοκίες και τις ανάγκες των διάφορων ηλικιακών ομάδων που βρίσκονται αυτή τη στιγμή στην αγορά εργασίας. Ας δούμε τι γίνεται σε μία επιχείρηση η οποία κατάφερε να στελεχώσει τα τμήματα της.
Το πιο συχνό παράπονο των επιχειρηματιών είναι ότι δε μπορούν εύκολα να βρουν ικανούς υπαλλήλους που να ενδιαφέρονται πραγματικά για την επιχείρηση.
Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων στην Ελλάδα, εκτός από όλους τους άλλους ρόλους που καλούνται να εκπληρώσουν, έχουν και το ρόλο του υπεύθυνου προσωπικού.
Ποιος έχει προετοιμάσει τον επιχειρηματία γι αυτόν το ρόλο, που ίσως είναι και ο πιο σημαντικός;
Η μικρή επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει ένα σύνολο διακασιών και κανόνων, οι οποίοι θα περιγράφουν τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα των εργαζομένων, και φυσικά και της επιχείρησης απένταντι στους εργαζόμενους.
Το έγγραφο αυτό, μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής, ανάλογα πάντα με τις ανάγκες της επιχείρησης:
- Τις περιγραφές των θέσεων εργασίας (role descriptions)
- Τις πολιτικές λειτουργίας της επιχείρησης
- Τη διαδικασία ένταξης & εκπαίδευσης ενός νέου υπαλλήλου στην ομάδα (on-boarding)
- Την εκπαίδευση που χρειάζονται οι εργαζόμενοι
- Τη διαδικασία στελέχωσης της επιχείρησης
- Το οργανόγραμμα
- Διάφορες άλλες πολιτικές (π.χ. ίσων ευκαιριών)
Σε αυτό το έγγραφο, θα μπορεί να ανατρέξει κάποιος που δε γνωρίζει τον τρόπο της καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης.
Μερικές από τις πληροφορίες που θα μπορεί να αντλήσει είναι οι εξής:
- ποιοι είναι οι υπέυθυνοι των τμημάτων,
- τον ενδυματολογικό κώδικα των εργαζομένων,
- πότε γίνονται οι συναντήσεις προσωπικού,
- τι προβλέπεται σχετικά με τη χρήση των κινητών τηλεφώνων την ώρα εργασίας,
- τι ισχύει σχετικά με τη φροντίδα των κοινόχρηστων χώρων της επιχείρησης,
Τι πρέπει να προσέξουμε στη δημιουργία του εγχειριδίου πολιτικών και διαδικασιών
- Να μην αντιβαίνει σε καμία περίπτωση με τη νομοθεσία. Πριν ανακοινώσετε το περιεχόμενο του εγγράφου, πρέπει να πάρετε τη σύμφωνη γνώμη του λογιστή και του δικηγόρου σας.
- Η επικοινωνία του εγγράφου, κατά συνέπεια και η εφαρμογή των όσων περιλαμβάνει, θα πρέπει να γίνει με πολύ μεγάλη προσοχή. Σε αυτή την περίπτωση, οι εργαζόμενοι σας θα πρέπει να αντιμετωπιστούν σαν πελάτες, στους οποίους θα παραθέσετε τα επιχειρήματα σας και θα ζητήσετε την αποδοχή τους. Σε διαφορετική περίπτωση η εφαρμογή ενδέχεται να μην είναι δυνατή.
- Οι κανόνες λειτουργίας που θα ορίσετε, θα πρέπει να είναι εφαρμόσιμοι. Μιλήστε με το προσωπικό και ζητήστε τη γνώμη τους, καθώς εκείνοι γνωρίζουν τι μπορεί και τι δε μπορεί να γίνει.
- Υπάρχουν κάποια πράγματα τα οποία είναι στη διακριτική σας ευχαίρια να εφαρμόσετε. Για παράδειγμα, η χρήση των προσωπικών κινητών την ώρα της εργασίας, είναι κάτι που μπορείτε εσείς να αποφασίσετε αν θα επιτρέψετε ή όχι.
- Όπως κάθε συμφωνία, φροντίστε να είναι αμφοτεροβαρής, δηλαδή να περιγράφει και τις δικές σας παροχές και υποχρεώσεις, με στόχο να διευκολύνεται η καθημερινότητα των εργαζομένων
Όλα τα παραπάνω, ισχούουν και στην περίπτωση που το προσωπικό σας είναι κοντά σας για πολλά χρόνια.
Ένα υγιές πλαίσιο λειτουργίας και αλληλεπίδρασης θα βοηθήσει όλες τις πλευρές να λειτουργούν αρμονικά.
Επιπλέον, θα αναδείξει αρνητικές ή αντιπαραγωγικές συμπεριφορές, τις οποίες θα πρέπει να απομονώσετε και να περιορίσετε, με στόχο την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης σας.